その他

色々な機能が付いているコピー機の機能の1つは、フィニッシャーという便利な機能があるのをご存知ですか?コピーやプリントアウトした紙に対して仕上げ作業をしてくれる機能のことです。ホチキス留めやソート、紙折り、パンチでの穴開けなど、手作業だとかなり時間がかかる作業を、フィニッシャー機能が自動で代行してくれます。ほとんどのフィニッシャー機能は追加機能として用意されていますので、コピー機を購入したりリース・レンタルする際に、フィニッシャーを追加でつけてもらうと非常に便利です!

コピー機の気になるお値段は、「印刷速度」でかなり違ってきます。早ければコピー機は高く、遅いほど安くなりますので、印刷速度の選ぶ基準は、オフィスで毎月印刷される枚数に応じて決めましょう。枚数が多いのにも関わらず、安いコピー機を使っていると時間の無駄になりかねません。

それから、市場の平均価格を調べずにいきなり購入してはいけません。最低でも3社で見積もりを取りましょう。契約してリース料金やカウンター料金が高くなってしまう可能性もありますし、価格だけ見て契約し、満足にメンテナンスを受けられなかったなどということになると、メンテナンス代がかさみ、結局損をするということもありえます。

また、モノクロ機を購入したけど、カラー機の需要が出てきてカラー機への買い替えを迫られたり、スペックの高いコピー機を購入したは良いけど、使いこなせない挙句にコストがかさんだりと、機能面での失敗例もあるので、オフィスの目的に合った機種を厳選しましょう。

FAX

ファックス機能にも様々な使いやすい機能があり、パソコンから直接ファックス送信できる機能、送信する時のチェック機能、ファックスの誤送信を防止する機能(重要な書類を送信する時などに、誤った相手へ送信しないように、宛先を必ず二度入力するように設定できます。頻繁に送信する取引相手はアドレス帳に登録でき、テンキーや短縮ダイヤルなども設定できます。)、自分が受信したファックスの内容を画像で確認してからプリントする機能などがあります。

今では、スキャンした原稿をメール環境を利用して、インターネット経由でファックスで送信するインターネットファックスも一般的になっており、従来より安く、さらに高画質で送受信することが出来ます。しかし、様々な機能が付いている機械は、その機能を使いこなすための操作がより複雑になります。かなり便利そうに見えるファックス機能付のコピー機にも同じ事が言え、もちろん簡単に操作ができるよう作られており、年々操作性も上がっていますが、ファックス機能のみの商品と比べてみると、設定などがかなり複雑になってきます。

1つの機械で様々なことが出来るのはとても魅力的ですが、もしファックスを頻繁に使用する会社であれば、ファックス専用機を用意しても良いかもしれません。機能がシンプルになればさらに操作も楽になります。不要なボタンや項目がないので操作を誤る可能性も低くなりますし、何よりシンプルで見やすいです。自分の会社の使用頻度と相談して検討していただくと良いと思います。

プリント機能

写真印刷の機能には、色々な印刷方法が選べます。写真を複数枚並べて印刷したり、引きのばして印刷したり、メディアの中身をインデックスで印刷するインデックスプリント機能もあります。

最近では、美肌補正機能で肌をなめらかにしたり、SDカードやCD、USBメモリーにも対応しており、赤外線通信機能で携帯電話から画像を送ることもできます。写真の印刷は、インクジェット形式のプリンタの方が、トナーを使う形式のコピー機での写真現像よりも綺麗な仕上がりになると言われています。また、一般的な写真の現像専門店は、昔からある銀塩プリントです。銀塩プリントとは、ハロゲン化銀を感光させることにより、薬品で現像処理する方法のこと。コピー機の場合は、感熱フィルムをペーパーに転写するという昇華型プリンタで、耐光性・保存性・発色性のどれにおいても、銀塩プリントの方が美しい仕上がりとなります。

しかし、近年、高品位印刷が可能な商品も登場していますし、大量のカラー文書もモノクロプリント同様にすばやく出力できるものもあります。また、写真の画質優先、または速度優先かなど、モード選択することができる場合もありますので、必要に応じて使い分けることが出来ます。コピー機の印刷機能には、ポスターなどを印刷するモードがついている機種もあるので、需要のあるオフィスでは重宝されるのではないでしょうか。

コピー機の機能

コピー機は、1779年イギリスの発明家ジェームズ=ワットにより考案されました。現在、コピー機は1枚当たり数円でコピーをすることができ、1枚10円でコピーできるコンビニのコピー機を利用するよりはるかに安くコピーできます。1分間に20-30枚ほどの印刷が可能です。カラーでの印刷性能が高く、コピーの能力にのみ特化されている印刷機と違い、ファックス機能、写真の印刷機能、フィニッシャー機能、スキャナ機能など、様々な機能が付加されている複合機も登場しています。

さらに、使っていない時は自動で電源がOFFになったり、そこの会社での使用状況を学習して自動で電源管理を行う節電機能や、不正な情報の持ち出しを追跡したり、プリントの持ち去りや取り間違えを防止するセキュリティ機能が加わっているものもあります。耐久性もとても高く、数十万枚程度は美しく印刷を仕上げることが出来て、レーザー方式(トナーという色つきの粉のようなものを高温で紙に焼き付ける方法)を使って印刷するため、耐水性にも優れています。場所は70センチ×70センチほどのスペースがあれば十分設置できるため、それほど場所を取りません。

コンビニなどで代用できるほど印刷頻度が少ない場合を除いて、オフィスに1台置いてあるととても便利で節約にもなります。コピー機を1日からレンタル・リースしてくれるサービスもありますし、期間限定でしか使わないという場合はこれらのサービスを使っても良いですね。